Datenschutzerklärung
Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten beim Besuch dieser Website, bei der Kontaktaufnahme und im Rahmen von Geschäftsbeziehungen mit Interessenten und Kunden verarbeitet werden, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage, an wen sie gehen und wie lange sie gespeichert werden.
1. Verantwortlicher
Nordhort UG (haftungsbeschränkt)
Judenstraße 20
25725 Schafstedt
Deutschland
Vertreten durch: Florian Dahlitz, Geschäftsführer
E-Mail: info@nordhort.de
Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an datenschutz@nordhort.de. Weitere Angaben zum Unternehmen stehen im Impressum.
2. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Die folgenden Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Welche Daten jeweils betroffen sind, steht bei der jeweiligen Verarbeitung in Abschnitt 3.
| Dienstleister | Vertragspartner | Funktion | Serverstandort |
|---|---|---|---|
| netcup GmbH | netcup GmbH, Karlsruhe | Hosting (virtuelle Server) | Deutschland |
| mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH) | Heinlein Hosting GmbH, Berlin | Geschäfts-E-Mail | Deutschland |
| Hetzner Online GmbH | Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen | Verschlüsseltes Offsite-Backup (Storage Box) | Deutschland (Falkenstein) |
Wir selbst übermitteln keine personenbezogenen Daten gezielt an Empfänger außerhalb der EU und des EWR. Eine vertiefende Übersicht bietet unsere Transparenzseite.
3. Verarbeitungen im Einzelnen
3.1 Bereitstellung der Website und Server-Logs
| Zweck | Ausliefern der Website; technischer Betrieb und Fehleranalyse; IT-Sicherheit, also das Erkennen und Abwehren von Angriffen und Missbrauch. Eine Auswertung zur Reichweitenmessung oder zu Marketingzwecken findet nicht statt. |
|---|---|
| Datenkategorien | IP-Adresse (vollständig), Zeitpunkt, Anfragemethode, aufgerufener Pfad einschließlich Parametern, Protokoll, Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser- und Geräteangaben (User-Agent). Betriebsmeldungen der eingesetzten Anwendungen. |
| Betroffene | Besucherinnen und Besucher der Website |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb der Website sowie im Erkennen und Abwehren von Angriffen und im Beheben von Fehlern. |
| Empfänger | netcup GmbH (Hosting) |
| Ort und Drittlandbezug | Server in Deutschland |
| Speicherdauer | 14 Tage, danach automatische Löschung |
Ohne die Verarbeitung der IP-Adresse kann die Website nicht ausgeliefert werden. Auf den öffentlichen Seiten laden wir keine Ressourcen von Dritten nach, etwa Schriftarten, Skripte oder Inhalte von fremden Servern.
3.2 Cookies und vergleichbare Technologien
| Zweck | Schutz von Formularen vor Cross-Site-Request-Forgery (Cookie csrftoken) |
|---|---|
| Datenkategorien | Zufälliger Prüfwert im Browser, ohne Angaben zu Ihrer Person. Eigenschaften: nur über HTTPS (Secure), für Skripte nicht lesbar (HttpOnly), SameSite=Lax. |
| Betroffene | Besucherinnen und Besucher von Seiten mit Kontaktformular (derzeit /kontakt/) |
| Rechtsgrundlage | § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderliche Speicherung, keine Einwilligung nötig); die weitere Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz des Formulars vor Missbrauch. |
| Empfänger | Keine; das Cookie wird nur von dieser Website gesetzt und gelesen. Hosting: netcup GmbH |
| Ort und Drittlandbezug | Ihr Browser und Server in Deutschland |
| Speicherdauer | Bis zu 1 Jahr im Browser; Sie können das Cookie dort jederzeit löschen. |
Analyse- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ein, ebenso wenig Browser-Speicher wie Local Storage. Der nicht
öffentliche Verwaltungsbereich der Website verwendet die Cookies sessionid und csrftoken,
die nur Administratoren betreffen.
3.3 Kontaktaufnahme per E-Mail
| Zweck | Bearbeiten und Beantworten Ihrer Anfrage |
|---|---|
| Datenkategorien | E-Mail-Adresse, Inhalt Ihrer Nachricht, weitere von Ihnen mitgeteilte Angaben, technische Metadaten der E-Mail. Pflichtangaben gibt es nicht; ohne E-Mail-Adresse können wir aber nicht antworten. |
| Betroffene | Personen, die uns per E-Mail schreiben |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf vorvertragliche Maßnahmen oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist. Bei sonstigen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Beantwortung an uns gerichteter Anfragen. |
| Empfänger | mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH), siehe Abschnitt 3.7 |
| Ort und Drittlandbezug | Server in Deutschland |
| Speicherdauer | Bis Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Rückfragen mehr zu erwarten sind. Geschäftsrelevante E-Mails bewahren wir als Handelsbriefe auf (Abschnitt 3.9). Ergibt sich aus Ihrer Anfrage ein Geschäftskontakt, speichern wir Ihre Angaben in unserer Kundenverwaltung (Abschnitt 3.6). |
3.4 Kontaktaufnahme über das Formular
| Zweck | Bearbeiten und Beantworten Ihrer Anfrage; Schutz des Formulars vor Spam und Missbrauch |
|---|---|
| Datenkategorien | Pflichtangaben: Name, E-Mail-Adresse, Nachricht. Freiwillig: Betreff. Zur Missbrauchsabwehr zusätzlich ein Zeitstempel im Formular und ein verstecktes Prüffeld sowie Ihre IP-Adresse in pseudonymisierter Form (als kryptografischer Hash, HMAC). |
| Betroffene | Personen, die das Formular verwenden |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf vorvertragliche Maßnahmen oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist. Bei sonstigen Anfragen und für die Missbrauchsabwehr Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Beantwortung von Anfragen und der Schutz des Formulars. |
| Empfänger | netcup GmbH (Hosting, Speicherung); mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH) für unsere Antwort per E-Mail. Dienste Dritter für Spamschutz oder CAPTCHA setzen wir nicht ein. |
| Ort und Drittlandbezug | Server in Deutschland |
| Speicherdauer | In der Datenbank der Website 90 Tage ab Eingang, danach Löschung durch einen täglichen Löschlauf. Die pseudonymisierte IP-Adresse: bis zum Ablauf des Zeitfensters von einer Stunde, abgelaufene Einträge werden täglich gelöscht. Backups: siehe Abschnitt 3.8. Geschäftsrelevante Korrespondenz zu Ihrer Anfrage, etwa unsere Antwort per E-Mail, bewahren wir als Handelsbriefe auf (Abschnitt 3.9). Ergibt sich aus Ihrer Anfrage ein Geschäftskontakt, speichern wir Ihre Angaben in unserer Kundenverwaltung (Abschnitt 3.6). |
Nach dem Absenden schicken wir Ihnen keine automatische E-Mail. Stattdessen sehen Sie auf einer Bestätigungsseite eine Zusammenfassung Ihrer Angaben. Der Link dorthin ist signiert, 30 Minuten gültig und enthält nur die Kennung Ihrer Anfrage; ein Cookie wird dafür nicht gesetzt. Wir sehen Ihre Anfrage in der Verwaltung der Website ein und antworten persönlich per E-Mail.
3.5 Kontaktaufnahme per Telefon
| Zweck | Bearbeiten und Beantworten Ihres Anliegens |
|---|---|
| Datenkategorien | Ihre Rufnummer, Ihr Name und der Inhalt des Gesprächs, soweit Sie uns diese mitteilen, gegebenenfalls Gesprächsnotizen |
| Betroffene | Personen, die uns anrufen |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihr Anliegen auf vorvertragliche Maßnahmen oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist. Sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Beantworten Ihres Anliegens. |
| Empfänger | netcup GmbH (Hosting unserer eigenen Systeme), soweit wir Notizen oder Kontaktdaten dort ablegen. Die Verbindungsdaten verarbeiten die beteiligten Telekommunikationsanbieter in eigener Verantwortung. |
| Ort und Drittlandbezug | Auf unserem Telefon sowie auf Servern in Deutschland |
| Speicherdauer | Gesprächsnotizen löschen wir, sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist, soweit sie nicht als geschäftsrelevante Unterlagen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen (Abschnitt 3.9). Ihre Rufnummer kann in der Anrufliste unseres Telefons gespeichert sein; diese Einträge löschen wir spätestens nach drei Monaten. Ergibt sich aus Ihrem Anliegen ein Geschäftskontakt, speichern wir Ihre Angaben in unserer Kundenverwaltung (Abschnitt 3.6). |
3.6 Kundenverwaltung und Ablage
| Zweck | Verwalten von Kontakten zu Interessenten und Kunden; Dokumentation von Anfragen, Gesprächen und Geschäftsbeziehungen |
|---|---|
| Datenkategorien | Name, Firma, Funktion, Kontaktdaten, Verlauf der Kommunikation, Gesprächsnotizen |
| Betroffene | Interessenten, Kunden und deren Ansprechpersonen |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Maßnahmen und Verträgen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Pflege von Geschäftskontakten); für aufbewahrungspflichtige Unterlagen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
| Empfänger | netcup GmbH (Hosting unserer selbst betriebenen Systeme für Kundenverwaltung und Dateiablage) |
| Ort und Drittlandbezug | Server in Deutschland |
| Speicherdauer | Interessenten ohne Geschäftsbeziehung: spätestens zwei Jahre nach dem letzten Kontakt. Kunden: für die Dauer der Geschäftsbeziehung, danach nach den gesetzlichen Fristen (Abschnitt 3.9). Backups dieser Systeme liegen verschlüsselt bei Hetzner in Falkenstein, bis etwa 12 Monate, zuzüglich der Snapshots aus Abschnitt 3.8 (bis zu 10 Tage). |
3.7 Geschäfts-E-Mail über mailbox.org
| Zweck | Führen unserer geschäftlichen E-Mail-Kommunikation, einschließlich des Empfangs von Anfragen per E-Mail und unserer Antworten. Newsletter versenden wir darüber nicht. |
|---|---|
| Datenkategorien | E-Mail-Adressen, Inhalte, Anhänge und technische Metadaten der E-Mails |
| Betroffene | Personen, die mit uns per E-Mail kommunizieren |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertrags- und vorvertraglicher Kommunikation, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen E-Mail-Kommunikation); für aufbewahrungspflichtige E-Mails Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
| Empfänger | mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH), Berlin, als Auftragsverarbeiter |
| Ort und Drittlandbezug | Server in Deutschland |
| Speicherdauer | Wie in den Abschnitten 3.3 und 3.9 |
3.8 Backups
| Zweck | Wiederherstellung der Website und ihrer Daten nach Ausfällen, Fehlern oder Angriffen |
|---|---|
| Datenkategorien | Inhalt der Website-Datenbank (darunter Kontaktanfragen aus dem Formular) und auf der Website gespeicherte Dateien |
| Betroffene | Personen, deren Daten in der Website-Datenbank gespeichert sind, insbesondere Personen, die das Kontaktformular verwendet haben |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit unserer Daten (vgl. Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO). |
| Empfänger | Hetzner Online GmbH (Storage Box). Die Daten werden vor der Übertragung verschlüsselt; der Schlüssel liegt nicht bei Hetzner. |
| Ort und Drittlandbezug | Falkenstein, Deutschland |
| Speicherdauer | Rotation der Backups: 7 tägliche, 4 wöchentliche und 3 monatliche Stände, also bis etwa 3 Monate. Zusätzlich bestehen beim Speicheranbieter 10 tägliche, rotierende Snapshots als Schutz vor versehentlichem oder böswilligem Löschen, also bis zu 10 Tage. Der älteste Stand mit personenbezogenen Daten in den Backups der Website ist damit höchstens etwa 3 Monate und 10 Tage alt. Gelöschte Daten bleiben bis zum Ablauf der jeweiligen Sicherung darin enthalten. |
3.9 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten
| Zweck | Erfüllen handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten |
|---|---|
| Datenkategorien | Geschäftsrelevante Korrespondenz (Handelsbriefe) und sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen |
| Betroffene | Geschäftspartner, Interessenten und ihre Ansprechpersonen |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 257 HGB und § 147 AO |
| Empfänger | mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH) für das E-Mail-Archiv; netcup GmbH (Hosting unserer eigenen Systeme für Kundenverwaltung und Ablage); im Einzelfall Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind |
| Ort und Drittlandbezug | Server in Deutschland |
| Speicherdauer | Nach den gesetzlichen Fristen, bei Handelsbriefen 6 Jahre |
4. Ihre Rechte
Die folgenden Rechte bestehen nach den gesetzlichen Voraussetzungen und Grenzen der DSGVO. Für die Ausübung genügt eine formlose Nachricht an datenschutz@nordhort.de.
- Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten.
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Korrektur unrichtiger und die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
- Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung verlangen, etwa wenn die Daten für den Zweck nicht mehr nötig sind. Das Recht besteht nicht, soweit eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Abschnitt 3.9).
- Einschränkung (Art. 18 DSGVO): In den dort genannten Fällen, etwa solange die Richtigkeit Ihrer Daten streitig ist, können Sie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Das Recht betrifft Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, wenn die Verarbeitung auf einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt. Hier kommt das nur für Angaben in Betracht, die Sie uns zu vorvertraglichen Zwecken oder zur Vertragsdurchführung mitgeteilt haben.
Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Soweit wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Das betrifft Server-Logs (Abschnitt 3.1), Cookies (3.2), sonstige Anfragen per E-Mail, Formular und Telefon samt Missbrauchsabwehr (3.3, 3.4, 3.5, 3.7), die Kundenverwaltung (3.6) und Backups (3.8). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Bei Verarbeitungen nach lit. b und lit. c besteht dieses Recht nicht.
Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen beruhen nicht auf einer Einwilligung. Ein Widerruf ist deshalb derzeit nicht einschlägig.
Automatisierte Entscheidungen (Art. 22 DSGVO): Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
Beschwerde (Art. 77 DSGVO): Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder dem Ort des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Postfach 71 16
24171 Kiel
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
Website: https://www.datenschutzzentrum.de
5. Sicherheit
Wir schützen die Daten unter anderem durch diese Maßnahmen: Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und der Website ist per TLS verschlüsselt. Verwaltungszugänge sind durch Anmeldung geschützt, der Verwaltungsbereich der Website zusätzlich durch einen zweiten Faktor. Backups werden vor der Übertragung verschlüsselt. Absolute Sicherheit kann dennoch niemand garantieren.
6. Stand und Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Dienstleister, Funktionen der Website oder rechtliche Anforderungen ändern.
Stand: 05.11.2026, Version 1.0