Was Microsoft 365 wirklich kostet – die versteckten Kosten
„Die Lizenz ist doch überschaubar" – so beginnen viele Kostengespräche. Der Listenpreis ist aber nur die Spitze. Wer ehrlich rechnet, zählt weitere Posten dazu. Dieser Artikel macht die reale Rechnung auf.
Teil unserer Serie „Weg von Microsoft 365“. Zum Überblick: Der Umstiegs-Leitfaden für KMU.
Post 1: Der Lizenzpreis
Der Lizenzpreis ist der sichtbarste Posten. Die Preise laut Microsoft, Stand November 2026, je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zzgl. MwSt. (Quelle):
- Microsoft 365 Business Basic: 6,07 €
- Microsoft 365 Apps for Business: 11,00 € (nur Office-Apps, ohne Exchange und Teams)
- Microsoft 365 Business Standard und Microsoft 365 Copilot Business: 20,36 €
- Microsoft 365 Business Premium und Microsoft 365 Copilot Business: 27,73 €
Standard und Premium sind dort nur noch in Kombination mit Copilot Business gelistet. Rechnen Sie mit dem Plan, den Sie für Ihre Anforderungen tatsächlich brauchen, nicht mit dem günstigsten.
Post 2: Das Backup
Prüfen Sie, wie Ihre Daten heute gesichert sind und wie Sie sie nach einem versehentlichen Löschen oder einem Ransomware-Fall zurückbekommen. Ein eigenständiges Backup kostet zusätzlich.
Der ehrliche Vergleich
Rechnen Sie Backup und Administration in den Microsoft-365-Preis mit ein. Erst dann vergleichen Sie Äpfel mit Äpfeln.
Post 3: Administration und Zeit
Lizenzverwaltung, Sicherheitseinstellungen, Support-Anfragen – all das kostet Arbeitszeit oder Geld für einen Dienstleister.
Was heißt das für Ihren Vergleich?
Erst mit allen Posten entsteht ein Bild, das sich mit einer Alternative vergleichen lässt. Ehrlich gesagt: Der Preis allein entscheidet selten. Neben den Kosten zählen Datenhoheit und Unabhängigkeit.
Fazit
Der wahre Preis von Microsoft 365 steht nicht auf der Lizenz. Backup und Administration gehören in jede seriöse Rechnung. Wer so vergleicht, sieht das Bild klarer – und trifft eine bessere Entscheidung. Den Überblick über den Umstieg finden Sie im Umstiegs-Leitfaden.
Häufige Fragen
- Ist Nextcloud immer billiger?
Nicht immer. Das hängt von Ihrem Plan und Ihrem Aufwand ab. Der Vorteil kann dann in der Souveränität liegen.
- Wie rechne ich meinen Fall durch?
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